商業英文信件寫作指南：商用英文Email格式、開頭到結尾一次學會

商用英文書信格式

書信格式1：信件主旨

• Making an appointment  安排會議
• Follow-up on Previous Email跟進先前郵件
• Proposal Submission  提案提交
• Invoice / Payment Details發票／付款明細
• An information about XX  關於 XX的資訊

書信格式2：開頭稱呼語

• Dear Mr. [Last Name],  親愛的 [姓氏]先生
• Dear Ms. [Last Name],  親愛的 [姓氏]女士
• Dear [Department Name] Team,  親愛的[部門名稱] 團隊
• To Whom It May Concern,敬啟者（收件人不明時）

書信格式3：內文

開頭說明目的

I’m writing to inform you that…
我寫信是要通知您……

I would like to update you on…
我想向您更新……的情況

Further to our previous conversation…
承接我們先前的對話……

請求或詢問

Could you please provide me with…?
您能提供……嗎？

I would appreciate it if you could…
若您能……，我將非常感激。

May I ask if…?
請問是否可以……？

附件與文件說明

Please find attached the document…
請查收附件文件……

Attached please find the most up-to-date information on…
附上關於XX的最新資料…

I’m enclosing… for your reference.
我附上……供您參考。

書信格式4：結尾用語

結尾敬語

• Sincerely,  謹上
• Respectfully,  敬上
• Best regards,  致上最好的祝福

禮貌性收尾句

• Thank you for your attention. 感謝您的關注。
• I’m looking forward to your reply. 我很期待收到您的回覆。

書信格式5：屬名

[Your Full Name]  你的全名

[Your Position / Job Title]  職稱

[Company Name]  公司名稱

[Contact Information]  聯絡方式（電話、Email）

範例

Best regards,

Emily Chen

Marketing Manager

ABC International Ltd.

emily.chen@gmail.com | +886 9XX-XXX-XXX

商用英文常見縮寫

英文	中文
WFH（Work From Home）	居家辦公
PA（Performance Appraisal）	績效考核
KPI（Key Performance Indicators）	關鍵績效指標
TBD（To be determined）	待決定
TBC（To be confirmed）	待確認
TBA（To be Announced）	待公布
FAQ（Frequently Asked Questions）	常見問題
PTO（Paid Time Off）	帶薪休假
NDA（Non-disclosure agreement）	保密協議
N/A（Not applicable）	不適用
EOD（End of Day）	今日結束前
EOW（End of Week）	本週結束前
ETA（Estimated Time of Arrival）	預計到達時間
ASAP（As Soon As Possible）	盡快
FYI（For Your Information）	僅供參考

想提升你的商用英文實戰力？菁英補習班推出全新線上商用英文課程《簡報力覺醒》與《Chill 職場聊》，分別由知名英文 YouTuber「英文易開罐」Michael 與「C’s
English Corner」Catherine C. 親授。《簡報力覺醒》幫助你全方位提升英文簡報技巧，《Chill 職場聊》則帶你快速養成自然、專業的職場英文溝通能力。

無論你是職場新鮮人，還是希望在職場中更上一層樓的專業人士，這兩門課都能讓你自信運用英文，提升職場競爭力！